Защита рабочей книги

Опция защиты рабочей книги предусмотрена в приложении с той целью, чтобы избежать возможного повреждения информации, созданной кропотливым трудом. Имеется несколько возможных вариантов защиты: ограничение просмотра информации, запрет перезаписи файлов с определенным именем, защита структуры рабочей книги и ограничение операций с листами данной книги, либо защита от изменений расположения и размеров окон рабочей книги.

Стоит отметить, что при ограничении доступа к той или иной части рабочей книги с помощью пароля данный пароль нигде не дублируется и поэтому должен быть сохранен в надежном месте, поскольку в случае его утери будет невозможно восстановить полные права доступа к защищенному файлу.

Итак, чтобы защитить содержимое рабочей книги, откройте или выберите ее, если она уже открыта. Затем нажмите на кнопку Office и выберите пункт «Сохранить как». В открывшемся диалоговом окне «Сохранение документа» нажмите на кнопку Сервис и в выпадающем контекстном меню выберите пункт «Общие параметры». После этого на экране появится одноименное окно, в котором необходимо заполнить такие поля, как «Пароль для открытия» и/или «Пароль для изменения», в зависимости от того, какой тип защиты вы собираетесь установить.

Следует отметить, что данные пароли чувствительны к регистру символов и их длина не должна превышать пятнадцати символов. При необходимости вы также можете активировать пункты «Всегда создавать резервную копию» и «Рекомендовать доступ только для чтения». После внесения необходимой информации подтвердите свои действия нажатием на кнопку ОК. Далее система попросит вас повторно ввести заданный пароль с целью его подтверждения. Завершив процесс установки пароля, сохраните документ как обычно, выбрав необходимую директорию и наименование файла, после чего нажмите на кнопку Сохранить.

Если в какой-то момент вы захотите снять защиту с книги, повторите вышеописанные действия с тем отличием, что при появлении окна для задания паролей удалите те пароли, которые вы хотите деактивировать.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание в данном контексте – это защита книг, созданных в более ранних версиях приложения Microsoft® Excel®. Если вы открыли книгу, сохраненную в более ранней версии приложения, и теперь решили защитить ее с помощью приложения Excel® 2007, система предложит вам преобразовать формат рабочей книги в формат Office XML. Если вы не планируете в дальнейшем использовать данную книгу в более ранних версиях приложения, подтвердите операцию преобразования.

Защита структуры и окон рабочей книги устанавливается во вкладке ленты команд Рецензирование, с помощью кнопки «Защитить книгу». При ее нажатии из контекстного меню нужно выбрать пункт «Защита структуры и окон», после чего на экране появится одноименное диалоговое окно, в котором нужно выбрать нужный тип защиты и при необходимости ввести пароль для более высокого уровня защиты. Затем подтвердите свои действия нажатием на кнопку ОК.