Создание библиотеки документов

С этим уроком также смотрят

Данный видеокурс посвящен Microsoft® Office 365 — облачное проприетарное программное обеспечение компании Microsoft®, который входит в состав пакета услуг Контур 365 от компании СКБ Контур. В нем вы узнаете про самые последние тенденции в этой области, узнаете об основных возможностях и преимуществах такого офисного решения для предприятий!

Microsoft®, Outlook®, Sharepoint® and Lync® are registred trademarks of the Microsoft® group of companies.

Обновлен: 3 июня 2012

Microsoft® Office 365,
Офис и работа с документами

Loading the player...
Скачать урок
Текст урока
Как создать библиотеку документов в SharePoint?
 

На домашней странице офиса в разделе «Сайт группы» выберите команду «Общие документы». Мы попадем в библиотеку документов главного сайта группы.

Первоначально библиотека пуста. Давайте заполним ее документами. Создать документы в библиотеке можно различными способами. Наш первый документ давайте разместим с помощью команды «Добавить документ», расположенной в нижней части контента библиотеки. Данная команда позволяет отправить в библиотеку уже существующий документ, расположенный на вашем компьютере или в сети вашей организации.

  • Выполните команду «Добавить документ».
  • В открывшемся окне «Отправка документа» нажмите кнопку «Обзор».
  • Появится стандартный диалог Windows® Выбор файла для выгрузки.

  • Найдите документ, который требуется разместить, выделите его щелчком мыши и нажмите кнопку «Открыть». Диалог закроется, а в окне «Отправка документа» в поле ввода имени появится путь к нашему файлу.
  • Флажок «Перезаписать» существующие файлы в нашем случае непринципиален. Библиотека пока пуста.
  • Нажмите кнопку «ОК». Начнется обработка отправки документа. По ее окончании появится окно свойств загруженного документа.
  • В окне свойств вы можете изменить тип контента, имя файла, добавить поясняющее название документа, можете даже удалить данный, уже загруженный в библиотеку, элемент.

  • Для закрытия окна свойств и принятия сделанных изменений нажмите кнопку «Сохранить».

  • Первый шаг сделан. В библиотеке появился первый документ.
    Но согласитесь, если мы планируем вести электронный документооборот, нужно заполнить библиотеку множеством документов, а отправлять их по одному очень утомительно. Давайте выполним групповое размещение элементов.

    Для этого:

    • Нажмите ссылку «Отправьте в первой строке-совете библиотеки». Откроется окно «Общие документы организации» - «Отправить несколько документов».
    • В левой панели окна выберите папку на локальном компьютере или в сети, где хранятся нужные документы. В правой - установите флажки на документах, которые хотите разместить в библиотеке.
    • Нажмите кнопку «ОК».
    • В появившемся сообщении обозревателя о подтверждении действий, нажмите «Да». После обработки сервером запроса отмеченные файлы загрузятся в библиотеку.

    А как быть, если мы хотим отправить не отдельные документы, а целиком всю папку или несколько папок с документами? Это тоже выполнимо. SharePoint® позволяет открыть библиотеку в проводнике. После этого вы можете выполнять с ней все действия, как с обычной папкой Windows®: например, перетаскивать из одного окна в другое папки и файлы.

    Открытие библиотеки в проводнике выполняется с помощью панели инструментов «Работа с библиотекой». Давайте выполним эту операцию:

  • Чтобы на ленте SharePoint® появилась панель инструментов «Работа с библиотекой», выделите любой элемент библиотеки, установив слева от него флажок.
  • Панель инструментов в SharePoint® позволяет выполнять полный набор операций и задавать различные свойства для элементов контента. Мы еще не раз будем к ней обращаться и хорошо ее освоим. Пока же вернемся к нашей задаче: открытию библиотеки документов в проводнике.

  • На панели инструментов перейдите на вкладку «Библиотека».
  • Левой кнопкой мыши щелкните на иконке «Подключение и экспорт».
  • В появившемся списке команд выберите команду «Открыть в проводнике».
  • В приглашении ввести имя и пароль можно нажать «Отмена». Наша библиотека появится в окне проводника Windows®.
  • Откроем в проводнике и место на компьютере, где расположены папки, планируемые к размещению в библиотеке.
  • Выделим нужные и перетащим мышью их в окно библиотеки. Начнется операция копирования.
  • По ее окончании закройте окна проводника и обновите web-страницу сайта группы. Наш контент пополнится новыми элементами: скопированными папками с документами.
  • Возможность открытия библиотеки в проводнике позволяет выполнять такие операции как копирование, перемещение, переименование, удаление и создание файлов привычным для вас способом. Вы можете совершать операции по копированию и перемещению файлов не только из(в) указанного места на компьютере, но и между различными местами в библиотеке или между разными библиотеками вашего портала, открыв их в проводнике.

    Немного остановимся на работе с папками документов библиотеки. Сразу отметим, что библиотека, так же как и Windows®, поддерживает работу с вложенными папками.

  • Для просмотра содержимого папки, выполните на ней щелчок мышью.
  • Для выхода из папки можно нажать кнопку «Перейти вверх» и в дереве ссылок выбрать нужный уровень.
  • Щелкнув мышью на названии библиотеки, мы попадаем на ее верхний уровень.
  • Первоначальное заполнение библиотеки из других источников уже созданными документами выполнено. В дальнейшем сотрудники будут вести электронный документооборот, пополнять ее новыми документами, из библиотеки будут удаляться ненужные. Многие документы будут в процессе работы редактироваться и изменяться пользователями. Как вы уже догадались, мы переходим к рассмотрению вопросов, связанных с операциями над файлами документов: создание, удаление, редактирование, переименование.

    Комментарии (0)

    Оглавление
    1. Вступление 3:23 0 5431
    2. Как начать работу с Office 365 6:04 0 5780
    3. Начальная настройка 4:21 1 4374
    4. Знакомство с домашней страницей 3:31 0 1977
    5. Создание пользователей и распределение ролей 6:07 1 3827
    6. Импорт контактов из электронной почты 3:33 0 4573
    7. Добавление других учетных записей электронной почты 2:15 1 6204
    8. Подключение локального Outlook® к Office 365 3:33 2 2483
    9. Редактирование сайта - сервис SharePoint Online 7:46 0 2799
    10. Параметры сайта и администрирование 2:15 0 2846
    11. Создание и сохранение шаблона сайта 2:57 0 3864
    12. Совместное хранилище документов 1:24 0 2837
    13. Создание библиотеки документов 4:49 0 3017
    14. Папка документов в библиотеке 3:07 2 4906
    15. Совместное редактирование и разрешение конфликтов до... 4:16 0 4171
    16. Локальная папка и извлечение документа 4:11 0 2057
    17. Оповещение пользователей 2:54 0 1665
    18. Версии документов и организация 4:27 0 1958
    19. Организация совместной работы (календарь, собрания) 7:34 1 3340
    20. Microsoft® Lync® 2010. Обмен мгновенными сообщениями 5:17 0 2491
    21. Microsoft® Lync® 2010. Видео звонки и сообщения 8:49 0 3043
    22. Lync® 2010, Outlook®. Приглашение на собрание по сет... 5:47 0 2292
    23. Работа с мобильного устройства 3:23 0 2239
    24. Общедоступный веб-сайт организации 3:58 0 3057
    Яндекс цитирования
    Нажмите нравится, чтобы читать "TeachVideo.ru" в facebook