Локальная папка и извлечение документа

С этим уроком также смотрят

Данный видеокурс посвящен Microsoft® Office 365 — облачное проприетарное программное обеспечение компании Microsoft®, который входит в состав пакета услуг Контур 365 от компании СКБ Контур. В нем вы узнаете про самые последние тенденции в этой области, узнаете об основных возможностях и преимуществах такого офисного решения для предприятий!

Microsoft®, Outlook®, Sharepoint® and Lync® are registred trademarks of the Microsoft® group of companies.

Обновлен: 3 июня 2012

Microsoft® Office 365,
Офис и работа с документами

Loading the player...
Скачать урок
Текст урока
Извлечение документа в SharePoint Office 365
 

Мы познакомились, как происходит совместное редактирование общих документов библиотеки. Но в описанном методе есть один недостаток. Дело в том, что в зависимости от операционной системы, время блокировки открытого файла ограничено. В Windows® XP, например, оно составляет 15 минут. Даже если вы открыли файл в режиме редактирования, по истечении этого времени он освобождается, и другой пользователь может также вносить в него изменения. При сохранении документа происходит перезапись одной редакции другой, что приводит к путанице. Но в SharePoint® есть метод, позволяющий избежать данное ограничение. Это функция извлечения документа. Пока документ находится в извлеченном состоянии, никто не может вносить в него изменения, кроме сотрудника, выполнившего извлечение. Если вы предполагаете, что время внесения изменений в документ займет больше 15 минут, то следует сначала извлечь документ.

Давайте посмотрим, как выполняется извлечение документа.

  • В контекстном меню документа выполните команду «Извлечь». Появится сообщение браузера, где необходимо с помощью установки флажка указать, будет ли использоваться для редактирования локальная папка черновиков. Извлечение документа в локальную папку позволяет более быстро выполнять редактирование. Кроме этого, если по какой-то причине у вас отсутствует выход в Интернет (вы находитесь в дороге), вы можете продолжать редактировать свою локальную копию.
  • Оставляем флажок «Использовать мою локальную папку черновиков» в установленном состоянии, и нажимаем кнопку «ОК». Документ извлечен.
  • На иконке документа, извлеченного из библиотеки, появился значок, показывающий, что документ извлечен. При наведении указателя мыши на иконку, появляется информация с указанием имени пользователя, выполнившего извлечение.

    Теперь только вы можете выполнять редактирование документа.

    Проверим это утверждение. Давайте попробуем отредактировать документ, извлеченный другим пользователем.

  • По характерной иконке найдем такой документ и откроем. Документ доступен для просмотра в веб-приложении.
  • Теперь попробуем выполнить команду «Изменить в браузере». Наше веб-приложение сообщит об ошибке. Мы не можем выполнять редактирование в связи с извлечением файла из библиотеки. Мы можем только просматривать его сохраненную копию.
  • В сообщении нажмите кнопку «Закрыть». Мы вернемся в библиотеку. Теперь посмотрим, как происходит возврат извлеченного документа в библиотеку. Помните, что вы можете вернуть только те документы, которые извлекали сами.
  • На извлеченном нами документе вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на пустом месте строки, содержащей общую информацию о документе.
  • В меню есть две команды, с помощью которых выполняется возврат файла в библиотеку. Это:

    • Вернуть. Команда позволяет вернуть документ с сохранением всех изменений.
    • Отменить извлечение. Эта команда возвращает файл в библиотеку в состояние, в котором он был до извлечения, т.е. с отменой всех выполненных вами изменений.
    • Выберите команду «Вернуть». Откроется одноименное окно.
    • В окне установите в нужное значение переключатель Сохранение состояния извлечения.

    Если вы выберите «Да», копия документа обновится в библиотеке. Другие сотрудники могут увидеть ваши изменения. Но документ останется в извлеченном состоянии. Вы сможете вносить в него изменения, а другие пользователи – нет.

    При установке переключателя в положение «Нет», документ обновиться в библиотеке и перейдет в нормальное состояние. Он будет доступен для редактирования всем пользователям.

  • После установки переключателя и, при необходимости, внесения заметок о сделанных изменениях, нажмите кнопку «ОК».
  • В появившемся сообщении браузера о продолжении нажмите кнопку «Да». Документ возвращен в библиотеку.
  • Выполнять извлечение и возврат документа можно и непосредственно из локального приложения Ms Office. При открытии документа из библиотеки в главном меню Office появляется раздел Сервер. В этом разделе вы можете выполнить команды по извлечению и возврату документа.

    Комментарии (0)

    Оглавление
    1. Вступление 3:23 0 5431
    2. Как начать работу с Office 365 6:04 0 5780
    3. Начальная настройка 4:21 1 4374
    4. Знакомство с домашней страницей 3:31 0 1977
    5. Создание пользователей и распределение ролей 6:07 1 3827
    6. Импорт контактов из электронной почты 3:33 0 4573
    7. Добавление других учетных записей электронной почты 2:15 1 6204
    8. Подключение локального Outlook® к Office 365 3:33 2 2483
    9. Редактирование сайта - сервис SharePoint Online 7:46 0 2799
    10. Параметры сайта и администрирование 2:15 0 2846
    11. Создание и сохранение шаблона сайта 2:57 0 3864
    12. Совместное хранилище документов 1:24 0 2837
    13. Создание библиотеки документов 4:49 0 3017
    14. Папка документов в библиотеке 3:07 2 4906
    15. Совместное редактирование и разрешение конфликтов до... 4:16 0 4171
    16. Локальная папка и извлечение документа 4:11 0 2057
    17. Оповещение пользователей 2:54 0 1665
    18. Версии документов и организация 4:27 0 1958
    19. Организация совместной работы (календарь, собрания) 7:34 1 3340
    20. Microsoft® Lync® 2010. Обмен мгновенными сообщениями 5:17 0 2491
    21. Microsoft® Lync® 2010. Видео звонки и сообщения 8:49 0 3043
    22. Lync® 2010, Outlook®. Приглашение на собрание по сет... 5:47 0 2292
    23. Работа с мобильного устройства 3:23 0 2239
    24. Общедоступный веб-сайт организации 3:58 0 3057
    Яндекс цитирования
    Нажмите нравится, чтобы читать "TeachVideo.ru" в facebook