Извлечение документа в SharePoint Office 365
Мы познакомились, как происходит совместное редактирование общих документов библиотеки. Но в описанном методе есть один недостаток. Дело в том, что в зависимости от операционной системы, время блокировки открытого файла ограничено. В Windows® XP, например, оно составляет 15 минут. Даже если вы открыли файл в режиме редактирования, по истечении этого времени он освобождается, и другой пользователь может также вносить в него изменения. При сохранении документа происходит перезапись одной редакции другой, что приводит к путанице. Но в SharePoint® есть метод, позволяющий избежать данное ограничение. Это функция извлечения документа. Пока документ находится в извлеченном состоянии, никто не может вносить в него изменения, кроме сотрудника, выполнившего извлечение. Если вы предполагаете, что время внесения изменений в документ займет больше 15 минут, то следует сначала извлечь документ.
Давайте посмотрим, как выполняется извлечение документа.
В контекстном меню документа выполните команду «Извлечь».
Появится сообщение браузера, где необходимо с помощью установки флажка указать, будет ли использоваться для редактирования локальная папка черновиков. Извлечение документа в локальную папку позволяет более быстро выполнять редактирование. Кроме этого, если по какой-то причине у вас отсутствует выход в Интернет (вы находитесь в дороге), вы можете продолжать редактировать свою локальную копию.
Оставляем флажок «Использовать мою локальную папку черновиков» в установленном состоянии, и нажимаем кнопку «ОК». Документ извлечен.
На иконке документа, извлеченного из библиотеки, появился значок, показывающий, что документ извлечен. При наведении указателя мыши на иконку, появляется информация с указанием имени пользователя, выполнившего извлечение.
Теперь только вы можете выполнять редактирование документа.
Проверим это утверждение. Давайте попробуем отредактировать документ, извлеченный другим пользователем.
По характерной иконке найдем такой документ и откроем. Документ доступен для просмотра в веб-приложении.
Теперь попробуем выполнить команду «Изменить в браузере». Наше веб-приложение сообщит об ошибке. Мы не можем выполнять редактирование в связи с извлечением файла из библиотеки. Мы можем только просматривать его сохраненную копию.
В сообщении нажмите кнопку «Закрыть». Мы вернемся в библиотеку. Теперь посмотрим, как происходит возврат извлеченного документа в библиотеку. Помните, что вы можете вернуть только те документы, которые извлекали сами.
На извлеченном нами документе вызовите контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши на пустом месте строки, содержащей общую информацию о документе.
В меню есть две команды, с помощью которых выполняется возврат файла в библиотеку. Это:
- Вернуть. Команда позволяет вернуть документ с сохранением всех изменений.
- Отменить извлечение. Эта команда возвращает файл в библиотеку в состояние, в котором он был до извлечения, т.е. с отменой всех выполненных вами изменений.
- Выберите команду «Вернуть». Откроется одноименное окно.
- В окне установите в нужное значение переключатель Сохранение состояния извлечения.
Если вы выберите «Да», копия документа обновится в библиотеке. Другие сотрудники могут увидеть ваши изменения. Но документ останется в извлеченном состоянии. Вы сможете вносить в него изменения, а другие пользователи – нет.
При установке переключателя в положение «Нет», документ обновиться в библиотеке и перейдет в нормальное состояние. Он будет доступен для редактирования всем пользователям.
После установки переключателя и, при необходимости, внесения заметок о сделанных изменениях, нажмите кнопку «ОК».
В появившемся сообщении браузера о продолжении нажмите кнопку «Да». Документ возвращен в библиотеку.
Выполнять извлечение и возврат документа можно и непосредственно из локального приложения Ms Office. При открытии документа из библиотеки в главном меню Office появляется раздел Сервер. В этом разделе вы можете выполнить команды по извлечению и возврату документа.