Локальная папка и извлечение документа

Мы познакомились, как происходит совместное редактирование общих документов библиотеки. Но в описанном методе есть один недостаток. Дело в том, что в зависимости от операционной системы, время блокировки открытого файла ограничено. В Windows® XP, например, оно составляет 15 минут. Даже если вы открыли файл в режиме редактирования, по истечении этого времени он освобождается, и другой пользователь может также вносить в него изменения. При сохранении документа происходит перезапись одной редакции другой, что приводит к путанице. Но в SharePoint® есть метод, позволяющий избежать данное ограничение. Это функция извлечения документа. Пока документ находится в извлеченном состоянии, никто не может вносить в него изменения, кроме сотрудника, выполнившего извлечение. Если вы предполагаете, что время внесения изменений в документ займет больше 15 минут, то следует сначала извлечь документ.

Давайте посмотрим, как выполняется извлечение документа.

На иконке документа, извлеченного из библиотеки, появился значок, показывающий, что документ извлечен. При наведении указателя мыши на иконку, появляется информация с указанием имени пользователя, выполнившего извлечение.

Теперь только вы можете выполнять редактирование документа.

Проверим это утверждение. Давайте попробуем отредактировать документ, извлеченный другим пользователем.

В меню есть две команды, с помощью которых выполняется возврат файла в библиотеку. Это:

• Вернуть. Команда позволяет вернуть документ с сохранением всех изменений.
• Отменить извлечение. Эта команда возвращает файл в библиотеку в состояние, в котором он был до извлечения, т.е. с отменой всех выполненных вами изменений.
• Выберите команду «Вернуть». Откроется одноименное окно.
• В окне установите в нужное значение переключатель Сохранение состояния извлечения.

Если вы выберите «Да», копия документа обновится в библиотеке. Другие сотрудники могут увидеть ваши изменения. Но документ останется в извлеченном состоянии. Вы сможете вносить в него изменения, а другие пользователи – нет.

При установке переключателя в положение «Нет», документ обновиться в библиотеке и перейдет в нормальное состояние. Он будет доступен для редактирования всем пользователям.

Выполнять извлечение и возврат документа можно и непосредственно из локального приложения Ms Office. При открытии документа из библиотеки в главном меню Office появляется раздел Сервер. В этом разделе вы можете выполнить команды по извлечению и возврату документа.