Версии документов и организация

С этим уроком также смотрят

Данный видеокурс посвящен Microsoft® Office 365 — облачное проприетарное программное обеспечение компании Microsoft®, который входит в состав пакета услуг Контур 365 от компании СКБ Контур. В нем вы узнаете про самые последние тенденции в этой области, узнаете об основных возможностях и преимуществах такого офисного решения для предприятий!

Microsoft®, Outlook®, Sharepoint® and Lync® are registred trademarks of the Microsoft® group of companies.

Обновлен: 3 июня 2012

Microsoft® Office 365,
Офис и работа с документами

Loading the player...
Скачать урок
Текст урока
Работа с версиями документов и организация поиска
 

Еще одной интересной функцией работы с документами в библиотеке является возможность ведения версий изменения файла. При этом можно открыть для просмотра любую из сохраненных версий документа и, при необходимости, назначить ее текущей.

Эта функция является еще одной ступенью в организации сохранности вашей информации. Действительно, если ошибочно была удалена важная информация из документа, вернувшись к предыдущей версии файла, вы можете восстановить информацию.

Чтобы включить возможность работы с версиями документов, необходимо выполнить определенные настройки параметров библиотеки.

Сейчас мы с вами это и сделаем.

  • С домашней страницы офиса перейдем по ссылке Общие документы в библиотеку общих документов.
  • Выделим в библиотеке любой элемент, на ленте SharePoint® появится панель инструментов «Работа с библиотекой».
  • На панели инструментов перейдем на вкладку «Библиотека».
  • В разделе «Параметры» выберем команду «Параметры библиотеки». Откроется страница настройки параметров библиотеки.
  • В группе «Общие параметры» выполним команду «Параметры управления версиями». Попадаем на страницу «Параметры управления».
  • В разделе «Документ»: журнал версий установите переключатель в одно из положений, позволяющее вести журнал версий. Например, в положение «Создать основные версии».
  • Можете также указать ограничение числа хранимых версий.
  • После установки параметров нажмите кнопку «ОК». Страница «Параметры управления» закроется. Новые значения параметров вступят в силу.
  • Вернемся в библиотеку документов, выбрав соответствующий уровень в заголовке страницы.
  • Откройте панель инструментов. На вкладке «Документы» стала доступна кнопка «Журнал версий». С помощью выполнения данной команды открывается журнал версий документа.
    Журнал позволяет просмотреть номера сохраненных версий, время их создания, автора изменений, размер файла версии. Из журнала можно удалить ненужные версии, открыть версию документа для просмотра, заменить последнюю версию документа выбранной.
  • По окончании работы с журналом версий, вернитесь в библиотеку общих документов.

Так же, как и для оповещений, работа с версиями может быть настроена и для других типов контента сайта.

Последнее, что мы рассмотрим при работе с библиотекой, это как организован поиск нужного документа.

SharePoint® Online позволяет использует в поисковой системе самые современные методы.

Строка поиска расположена на верхней панели ссылок сайта.

  • Введите в строку поиска нужное слово, содержащееся в документе или в его заголовке.
  • Нажмите значок поиска. На экране отобразится страница результатов поиска.
  • Из списка результатов поиска можно открыть найденный документ.

    Рядом со строкой поиска появился раскрывающийся список областей, Вы можете изменить область поиска. Например, выбрать «Все сайты». Режим отображения поля Область поиска и список областей поиска можно изменить. Так, можно настроить, что данное поле будет постоянно отображаться на панели ссылок страницы. Внесение данных изменений может выполнить только пользователь с правами «администратор».

    В заключение следует сказать, что:

    • На сайте группы вы можете создать практически неограниченное число библиотек документов.
    • Библиотека документов ориентирована на работу с документами Word, excel®l, PowerPoint® и OneNote®. Но вы можете хранить в ней и файлы других форматов.
    • Для хранения рисунков вы можете использовать библиотеку рисунков. SharePoint® предоставляет шаблон для создания и размещения данной библиотеки.

    На этом серия видеоуроков по работе с общими документами закончена. Конечно, мы рассказали не все. Но самое основное, что необходимо знать для совместной работы пользователей с библиотеками общих документов, мы постарались до вас донести.

  • Вернемся на домашнюю страницу офиса.
  • Комментарии (0)

    Оглавление
    1. Вступление 3:23 0 5431
    2. Как начать работу с Office 365 6:04 0 5783
    3. Начальная настройка 4:21 1 4374
    4. Знакомство с домашней страницей 3:31 0 1977
    5. Создание пользователей и распределение ролей 6:07 1 3827
    6. Импорт контактов из электронной почты 3:33 0 4574
    7. Добавление других учетных записей электронной почты 2:15 1 6205
    8. Подключение локального Outlook® к Office 365 3:33 2 2483
    9. Редактирование сайта - сервис SharePoint Online 7:46 0 2799
    10. Параметры сайта и администрирование 2:15 0 2846
    11. Создание и сохранение шаблона сайта 2:57 0 3864
    12. Совместное хранилище документов 1:24 0 2837
    13. Создание библиотеки документов 4:49 0 3017
    14. Папка документов в библиотеке 3:07 2 4906
    15. Совместное редактирование и разрешение конфликтов до... 4:16 0 4173
    16. Локальная папка и извлечение документа 4:11 0 2057
    17. Оповещение пользователей 2:54 0 1665
    18. Версии документов и организация 4:27 0 1958
    19. Организация совместной работы (календарь, собрания) 7:34 1 3340
    20. Microsoft® Lync® 2010. Обмен мгновенными сообщениями 5:17 0 2491
    21. Microsoft® Lync® 2010. Видео звонки и сообщения 8:49 0 3043
    22. Lync® 2010, Outlook®. Приглашение на собрание по сет... 5:47 0 2292
    23. Работа с мобильного устройства 3:23 0 2239
    24. Общедоступный веб-сайт организации 3:58 0 3057
    Яндекс цитирования
    Нажмите нравится, чтобы читать "TeachVideo.ru" в facebook