Организация совместной работы (календарь, собрания)

Предстоящий видеоурок завершает наше знакомство с сайтом группы. На нем мы рассмотрим пример организации и планирования совместной работы в Office 365. Мы опишем такие инструменты коллективной работы, как «календарь» и «рабочая область собрания». Данный урок подготовит нас и к последующему освоению командной работы через приложения офиса Lync® 2010 и Outlook®, когда сведения из календарей сотрудников позволяют выбрать оптимальное время проведения собраний.

Но вернемся к сайту группы. Разместим и опишем на нем такое популярное мероприятие в организациях, как планерка. Обычно планерки проходят с определенной периодичностью и в одно и то же время. План наших действий будет следующим:

• Мы создадим календарь для мероприятий, связанных с проведением различных производственных собраний и совещаний внутри нашей организации.
• Добавим в календарь событие «Планерка»
• Прямо в процессе добавления в календарь события, мы создадим «рабочую область для собраний». «Рабочая область для собраний» это сайт рабочей группы, на котором на основании предлагаемых шаблонов можно описать собрание, указав его цели, повестку, участников и многое другое. При необходимости контент «рабочей области» можно расширить или изменить.
• В завершение мы подключим наш календарь к Microsoft® Outlook® и прямо из него перейдем в «рабочую область собраний» для просмотра повестки предстоящей планерки.

Приступим.

• Перейдите на домашнюю страницу сайта группы.
• На панели быстрого доступа выполните команду «Весь контент сайта».
• В верхней части страницы, содержащей перечень всех сайтов, списков, библиотек, - щелкните мышью на ссылке «Создать». Откроется окно «Создание», содержащее полный перечень шаблонов.
• При необходимости измените язык отображения названий шаблонов на русский.
• В левой части окна установите фильтры: по типу – Список, по категории – Отслеживание.
• В отфильтрованном перечне шаблонов выберите «Календарь».
• В поле в правой части окна введите имя создаваемого календаря. Например, «Календарь производственных собраний».
• Для задания дополнительных параметров календаря нажмите кнопку «Дополнительно». Появится перечень параметров.
• Измените, при необходимости, значения параметров. Например, можно ввести описание создаваемого календаря.
• После завершения настройки параметров нажмите кнопку «Создать».

После обработки изменений на сайте появится новый список: созданный нами календарь. Причем страница с календарем будет открыта, и мы можем добавлять в календарь события. Пусть планерка в нашей организации проходит еженедельно, по понедельникам, начинается в 12-00 и длится 1 час. Добавим это событие.

• Наведем указатель мыши на один из дней календаря. В ячейке даты календаря появится команда «Добавить». Учитывая, что планерки проходят по понедельникам, лучше навести указатель мыши на ближайший понедельник. Хотя и не обязательно. В настройке события вы сможете изменить дату.
• Выполните команду «Добавить». Откроется окно «Создание элемента», где задаются характеристики создаваемого события календаря.
• Введите название события, дату и время его начала и окончания, описательный текст.
• В разделе «Категория» выберите значение из выпадающего списка или введите собственное.
• Мы уже отмечали, что планерка – событие периодическое. Поэтому в разделе «Повторение» установите флажок «Сделать это событии повторяющимся». На экране, в разделе «Повторение», появится дополнительный список параметров.
• Установите для нашего события следующие параметры периода: «еженедельно», каждый понедельник, без конечной даты.
• Следующий параметр «Рабочая область» позволяет привязать событие в календаре к рабочей области для собраний. Использование элемента «Рабочая область» может оказаться очень полезной. Установим соответствующий флажок.
• Все свойства элемента списка «Календарь» заданы, нажимаем кнопку Сохранить.
  Элемент будет создан. А на экране, т.к. мы установили флажок «Рабочая область», отразится страница создания новой рабочей области для собраний.
• Измените при необходимости предлагаемые параметры создания рабочей области и нажмите кнопку «ОК». Откроется страница «Выбор шаблона», где необходимо указать, какой шаблон будет использоваться для создания рабочей области собраний.
• Выделив мышью нужный шаблон, в нашем примере это «Базовая рабочая область», нажмите «ОК». Через непродолжительное время откроется созданный сайт рабочей области.

Слева, на панели быстрого доступа сайта, будут отображаться все даты наших планерок в соответствии с календарем. В рабочей области сайта для каждой планерки можно заполнить следующие списки:

• Цели собрания,
• Участники,
• Повестка дня,

Кроме этого, в библиотеке общих документов сайта можно разместить документы, с которыми заранее должны ознакомиться участники собрания.

Заполнять рабочую область для собраний не обязательно в момент ее создания. Вы это можете сделать и позже. Так же не забывайте, что вы в любой момент можете изменить содержание рабочей области, добавив новые или удалив из нее ненужные элементы.

Заполнив контентом рабочую область для собраний, вернемся к нашему календарю. Для этого:

Аналогично внесению в календарь планерок, можно добавлять в него и другие события. Можно создать другие календари. Например, календарь встреч с клиентами, календарь проведения маркетинговых мероприятий. Более того, можно накладывать друг на друга до 10 календарей, чтобы удобно было планировать свое время, если события отражаются в разных календарях. Будете вы вести только один календарь, где будут отражаться все события, или несколько – решать вам.

А сейчас давайте привяжем созданный календарь к Microsoft® Outlook®. Эту процедуру предпочтительно выполнить, чтобы личные календари, которые вы ведете в Outlook®, и совместные, с сайта группы, удобно было анализировать для бесконфликтного планирования своего времени. Для этого:

• На страничке календаря, перейдите на закладку «Календарь» панели инструментов «Работа с календарем». На ленте SharePoint® отобразится панель инструментов с командами.
• Выполните команду «Подключиться к Outlook®».
• Если появиться сообщение браузера на разрешение открытия Outlook®, ответьте «Разрешить».
• На вопрос Microsoft® Office Outlook® «подключать ли календарь?», отвечаем «Да».
• Откроем Outlook®. В разделе «Календарь» появился новый календарь.
• Откроем его и убедимся, что он в точности совпадает с календарем из SharePoint® нашей организации.

Мы можем наложить новый календарь на другие календари, чтобы получить общую картину событий и обнаружить пересекающиеся события.

Переходя по ссылкам в календаре Outlook®, мы можем попасть на сайт группы Office 365 и далее в рабочую область собраний, где ознакомиться с вопросами, которые планируется рассмотреть на планерке, повесткой собрания и ознакомиться с предлагаемыми документами.

Наш урок закончен.

• Закроем Outlook®.
• Вернемся на сайт группы
• Перейдем на домашнюю страницу офиса, выбрав соответствующую команду в главном меню.

Следующий урок будет посвящен еще одному средству организации совместной работы - программе Microsoft® Lync® 2010.