Организация совместной работы (календарь, собрания)

С этим уроком также смотрят

Данный видеокурс посвящен Microsoft® Office 365 — облачное проприетарное программное обеспечение компании Microsoft®, который входит в состав пакета услуг Контур 365 от компании СКБ Контур. В нем вы узнаете про самые последние тенденции в этой области, узнаете об основных возможностях и преимуществах такого офисного решения для предприятий!

Microsoft®, Outlook®, Sharepoint® and Lync® are registred trademarks of the Microsoft® group of companies.

Обновлен: 3 июня 2012

Microsoft® Office 365,
Офис и работа с документами

Loading the player...
Скачать урок
Текст урока
Планирование совместной работы в Office 365
 

Предстоящий видеоурок завершает наше знакомство с сайтом группы. На нем мы рассмотрим пример организации и планирования совместной работы в Office 365. Мы опишем такие инструменты коллективной работы, как «календарь» и «рабочая область собрания». Данный урок подготовит нас и к последующему освоению командной работы через приложения офиса Lync® 2010 и Outlook®, когда сведения из календарей сотрудников позволяют выбрать оптимальное время проведения собраний.

Но вернемся к сайту группы. Разместим и опишем на нем такое популярное мероприятие в организациях, как планерка. Обычно планерки проходят с определенной периодичностью и в одно и то же время. План наших действий будет следующим:

  • Мы создадим календарь для мероприятий, связанных с проведением различных производственных собраний и совещаний внутри нашей организации.
  • Добавим в календарь событие «Планерка»
  • Прямо в процессе добавления в календарь события, мы создадим «рабочую область для собраний». «Рабочая область для собраний» это сайт рабочей группы, на котором на основании предлагаемых шаблонов можно описать собрание, указав его цели, повестку, участников и многое другое. При необходимости контент «рабочей области» можно расширить или изменить.
  • В завершение мы подключим наш календарь к Microsoft® Outlook® и прямо из него перейдем в «рабочую область собраний» для просмотра повестки предстоящей планерки.

Приступим.

  • Перейдите на домашнюю страницу сайта группы.
  • На панели быстрого доступа выполните команду «Весь контент сайта».
  • В верхней части страницы, содержащей перечень всех сайтов, списков, библиотек, - щелкните мышью на ссылке «Создать». Откроется окно «Создание», содержащее полный перечень шаблонов.
  • При необходимости измените язык отображения названий шаблонов на русский.
  • В левой части окна установите фильтры: по типу – Список, по категории – Отслеживание.
  • В отфильтрованном перечне шаблонов выберите «Календарь».
  • В поле в правой части окна введите имя создаваемого календаря. Например, «Календарь производственных собраний».
  • Для задания дополнительных параметров календаря нажмите кнопку «Дополнительно». Появится перечень параметров.
  • Измените, при необходимости, значения параметров. Например, можно ввести описание создаваемого календаря.
  • После завершения настройки параметров нажмите кнопку «Создать».

После обработки изменений на сайте появится новый список: созданный нами календарь. Причем страница с календарем будет открыта, и мы можем добавлять в календарь события. Пусть планерка в нашей организации проходит еженедельно, по понедельникам, начинается в 12-00 и длится 1 час. Добавим это событие.

  • Наведем указатель мыши на один из дней календаря. В ячейке даты календаря появится команда «Добавить». Учитывая, что планерки проходят по понедельникам, лучше навести указатель мыши на ближайший понедельник. Хотя и не обязательно. В настройке события вы сможете изменить дату.
  • Выполните команду «Добавить». Откроется окно «Создание элемента», где задаются характеристики создаваемого события календаря.
  • Введите название события, дату и время его начала и окончания, описательный текст.
  • В разделе «Категория» выберите значение из выпадающего списка или введите собственное.
  • Мы уже отмечали, что планерка – событие периодическое. Поэтому в разделе «Повторение» установите флажок «Сделать это событии повторяющимся». На экране, в разделе «Повторение», появится дополнительный список параметров.
  • Установите для нашего события следующие параметры периода: «еженедельно», каждый понедельник, без конечной даты.
  • Следующий параметр «Рабочая область» позволяет привязать событие в календаре к рабочей области для собраний. Использование элемента «Рабочая область» может оказаться очень полезной. Установим соответствующий флажок.
  • Все свойства элемента списка «Календарь» заданы, нажимаем кнопку Сохранить.
    Элемент будет создан. А на экране, т.к. мы установили флажок «Рабочая область», отразится страница создания новой рабочей области для собраний.
  • Измените при необходимости предлагаемые параметры создания рабочей области и нажмите кнопку «ОК». Откроется страница «Выбор шаблона», где необходимо указать, какой шаблон будет использоваться для создания рабочей области собраний.
  • Выделив мышью нужный шаблон, в нашем примере это «Базовая рабочая область», нажмите «ОК». Через непродолжительное время откроется созданный сайт рабочей области.

Слева, на панели быстрого доступа сайта, будут отображаться все даты наших планерок в соответствии с календарем. В рабочей области сайта для каждой планерки можно заполнить следующие списки:

  • Цели собрания,
  • Участники,
  • Повестка дня,

Кроме этого, в библиотеке общих документов сайта можно разместить документы, с которыми заранее должны ознакомиться участники собрания.

Заполнять рабочую область для собраний не обязательно в момент ее создания. Вы это можете сделать и позже. Так же не забывайте, что вы в любой момент можете изменить содержание рабочей области, добавив новые или удалив из нее ненужные элементы.

Заполнив контентом рабочую область для собраний, вернемся к нашему календарю. Для этого:

  • На панели заголовка сайта нажмите ссылку «Переход к календарю». Календарь загрузился, и мы можем видеть, что каждый понедельник в календаре содержит событие «Планерка» с указанием времени его проведения. Каждый сотрудник, имеющий доступ к нашему календарю, может открыть его на сайте рабочей группы, войти в событие «Планерка» за какую-либо дату и перейти в рабочую область для собраний, где можно узнать цель заседания, повестку, кто принимает участие в планерке и ознакомиться с размещенными для ознакомления документами.
  • Аналогично внесению в календарь планерок, можно добавлять в него и другие события. Можно создать другие календари. Например, календарь встреч с клиентами, календарь проведения маркетинговых мероприятий. Более того, можно накладывать друг на друга до 10 календарей, чтобы удобно было планировать свое время, если события отражаются в разных календарях. Будете вы вести только один календарь, где будут отражаться все события, или несколько – решать вам.

    А сейчас давайте привяжем созданный календарь к Microsoft® Outlook®. Эту процедуру предпочтительно выполнить, чтобы личные календари, которые вы ведете в Outlook®, и совместные, с сайта группы, удобно было анализировать для бесконфликтного планирования своего времени. Для этого:

    • На страничке календаря, перейдите на закладку «Календарь» панели инструментов «Работа с календарем». На ленте SharePoint® отобразится панель инструментов с командами.
    • Выполните команду «Подключиться к Outlook®».
    • Если появиться сообщение браузера на разрешение открытия Outlook®, ответьте «Разрешить».
    • На вопрос Microsoft® Office Outlook® «подключать ли календарь?», отвечаем «Да».
    • Откроем Outlook®. В разделе «Календарь» появился новый календарь.
    • Откроем его и убедимся, что он в точности совпадает с календарем из SharePoint® нашей организации.

    Мы можем наложить новый календарь на другие календари, чтобы получить общую картину событий и обнаружить пересекающиеся события.

    Переходя по ссылкам в календаре Outlook®, мы можем попасть на сайт группы Office 365 и далее в рабочую область собраний, где ознакомиться с вопросами, которые планируется рассмотреть на планерке, повесткой собрания и ознакомиться с предлагаемыми документами.

    Наш урок закончен.

    • Закроем Outlook®.
    • Вернемся на сайт группы
    • Перейдем на домашнюю страницу офиса, выбрав соответствующую команду в главном меню.

    Следующий урок будет посвящен еще одному средству организации совместной работы - программе Microsoft® Lync® 2010.

    Комментарии (1)

    Оглавление
    1. Вступление 3:23 0 5431
    2. Как начать работу с Office 365 6:04 0 5791
    3. Начальная настройка 4:21 1 4377
    4. Знакомство с домашней страницей 3:31 0 1978
    5. Создание пользователей и распределение ролей 6:07 1 3833
    6. Импорт контактов из электронной почты 3:33 0 4577
    7. Добавление других учетных записей электронной почты 2:15 1 6207
    8. Подключение локального Outlook® к Office 365 3:33 2 2485
    9. Редактирование сайта - сервис SharePoint Online 7:46 0 2806
    10. Параметры сайта и администрирование 2:15 0 2848
    11. Создание и сохранение шаблона сайта 2:57 0 3868
    12. Совместное хранилище документов 1:24 0 2838
    13. Создание библиотеки документов 4:49 0 3020
    14. Папка документов в библиотеке 3:07 2 4914
    15. Совместное редактирование и разрешение конфликтов до... 4:16 0 4175
    16. Локальная папка и извлечение документа 4:11 0 2058
    17. Оповещение пользователей 2:54 0 1666
    18. Версии документов и организация 4:27 0 1959
    19. Организация совместной работы (календарь, собрания) 7:34 1 3346
    20. Microsoft® Lync® 2010. Обмен мгновенными сообщениями 5:17 0 2493
    21. Microsoft® Lync® 2010. Видео звонки и сообщения 8:49 0 3043
    22. Lync® 2010, Outlook®. Приглашение на собрание по сет... 5:47 0 2294
    23. Работа с мобильного устройства 3:23 0 2239
    24. Общедоступный веб-сайт организации 3:58 0 3058
    Яндекс цитирования
    Нажмите нравится, чтобы читать "TeachVideo.ru" в facebook