Lync® 2010, Outlook®. Приглашение на собрание по сети

С этим уроком также смотрят

Данный видеокурс посвящен Microsoft® Office 365 — облачное проприетарное программное обеспечение компании Microsoft®, который входит в состав пакета услуг Контур 365 от компании СКБ Контур. В нем вы узнаете про самые последние тенденции в этой области, узнаете об основных возможностях и преимуществах такого офисного решения для предприятий!

Microsoft®, Outlook®, Sharepoint® and Lync® are registred trademarks of the Microsoft® group of companies.

Обновлен: 3 июня 2012

Microsoft® Office 365,
Офис и работа с документами

Loading the player...
Скачать урок
Текст урока
Организация командной работы
 

На предстоящем видеоуроке мы с вами познакомимся:

  • Как создавать приглашение на собрание по сети, с отправкой потенциальным участникам интернет-ссылки собрания.
  • Как назначить удобное время проведения собрания, исходя из занятости участников, согласно их календарям.
  • Как задаются параметры собрания.
  • Как принять приглашение на собрание.
  • Как принять участие в собрании.

Создать приглашение на собрание по сети можно 2-я способами: используя надстройку Lync® в Microsoft® Outlook® и непосредственно из программы Lync®. Мы выполним эту процедуру 2-м способом, т.е. через Lync®.

Приступим.

  • Убедитесь, что у вас запущены программы Microsoft® Outlook® и Microsoft® Lync® 2010.
  • В контактах Lync®, удерживая нажатой клавишу «Контроль», выделите мышью нужные контакты, которым вы хотите разослать приглашения.
  • На любом из выделенных контактов щелкните правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду «Запланировать собрание». Откроется раздел «Встреча» окна создания собрания в программе Microsoft® Outlook®.
  • В поле «Кому» через точку с запятой будут указаны все получатели приглашения на собрание, выбранные вами в Lync®. При необходимости вы можете добавить участников.
  • В поле «Тема» введите тему собрания.
  • Для указания в тексте приглашения ссылки на собрание, нажмите на панели инструментов на пиктограмму «Собрание по сети». При этом в поле приглашения Место занесется текст «Собрание по сети», а в тексте приглашения появится ссылка на собрание. Получатели приглашения могут воспользоваться этой ссылкой для участия в собрании.
  • Можете добавить в приглашение свой текст. Только будьте внимательны. Не редактируйте ссылку в приглашении. В противном случае она может стать не рабочей.

Для определения удобного времени проведения собрания воспользуемся «Помощником по планированию». Для этого:

  • На панели инструментов окна «Собрание» щелкните на пиктограмме Помощник по планированию. В рабочей области окна отобразятся элементы управления помощника. Большую часть занимает календарь доступности. В нем для каждого участника можно увидеть время, когда он не занят. В помощнике также можно добавить или удалить участников собрания.
  • С помощью поля с выпадающим списком можно установить удобный масштаб отображения календаря.
  • Для обновления сведений о занятости участников нажмите кнопку Параметры и в появившемся списке команд выберите «Обновить сведения о занятости». Программа запросит и обновит для участников данные с сервера Microsoft® Exchange, согласно их календарям.
  • Дату и время проведения собрания можно указать как в календаре доступности, изменяя положение и ширину вертикального маркера, так и в соответствующих полях, расположенных в нижней части рабочей области помощника. Дату проведения собрания можно выбрать и в календаре на панели поиска помещений.

Вы также можете указать параметры собрания. Для этого:

  • На панели инструментов окна приглашения нажмите кнопку «Параметры собрания». Откроется диалог «Параметры собрания по сети».
  • С помощью элементов управления в диалоге можно задать параметры доступа к собранию и определить выступающих.
  • Задав нужные параметры, нажмите в диалоге кнопку ОК. Вы снова вернетесь к окну создания собрания программы Microsoft® Outlook®.

После того, как все необходимые свойства и параметры собрания определены, можно отправлять приглашения.

  • Для этого нажмите кнопку «Отправить». Приглашения будут отправлены всем получателям.

Теперь посмотрим, как происходит прием приглашения.

  • Перейдем в программу Outlook® системы Office 365 на компьютере потенциального участника собрания. В папке входящей почты появится приглашение на собрание.
  • Откроем полученное приглашение.

В приглашении можно изменить время появления напоминаний о собрании. Также можно изменить наш статус занятости на время проведения собрания. По умолчанию он установлен в состояние «Занят». Эта пометка отразится в календаре и будет доступна другим пользователям в сведениях о вашей занятости.

Кнопки «Принять», «Под вопросом» и «Отклонить», расположенные в шапке приглашения на собрание, позволяют пользователю указать вариант участия в собрании. Кроме этого, каждый из вариантов предполагает 3 варианта ответа на приглашение: «Изменить ответ перед отправкой», «Отправить ответ сейчас» и «Не отправлять ответ».

Давайте примем приглашение с немедленной отправкой ответа. Для этого:

  • В шапке полученного приглашения нажмем кнопку «Принять», и в появившемся контекстном меню выберем команду «Отправить ответ сейчас». При этом отправителю приглашения будет отправлен ответ, содержащий информацию, что мы приняли приглашение на собрание.

После отправки ответа приглашение будет перемещено из папки Outlook® «Входящие» в папку «Удаленные». Но не нужно переживать о удалении данного сообщения. В календаре Outlook® появится событие, связанное с собранием.

Кроме этого, всплывающие сообщения будут периодически напоминать вам о собрании. Периодичность появления напоминаний вы можете настроить.

Для того, чтобы принять участие в собрании:

  • Перейдите в календарь программы Outlook®.
  • Найдите событие, связанное с приглашением.
  • На событии, выполните двойной щелчок мышью. Откроется приглашение.
  • В приглашении левой кнопкой мыши щелкните по ссылке «Присоединится к собранию по сети». Начнется загрузка программы Microsoft® Lync® 2010 с последующим открытием окна обмена сообщениями программы Lync®. Ваш статус в Lync® станет «Идет конференция».
  • Если вы хотите временно отключиться от участия в собрании, можете воспользоваться в окне обмена сообщениями Lync® кнопкой «Выйти из звонка».
  • Для возврата на собрание нажмите кнопку «Повторно» присоединиться. Способ присоединения выберите Lync®.
  • Для выхода из собрания закройте окно обмена сообщениями Lync®. Если время собрания истекло, ваш статус в Lync® изменится. Он станет «В сети».
Комментарии (0)

Оглавление
1. Вступление 3:23 0 5431
2. Как начать работу с Office 365 6:04 0 5780
3. Начальная настройка 4:21 1 4374
4. Знакомство с домашней страницей 3:31 0 1977
5. Создание пользователей и распределение ролей 6:07 1 3827
6. Импорт контактов из электронной почты 3:33 0 4573
7. Добавление других учетных записей электронной почты 2:15 1 6204
8. Подключение локального Outlook® к Office 365 3:33 2 2483
9. Редактирование сайта - сервис SharePoint Online 7:46 0 2799
10. Параметры сайта и администрирование 2:15 0 2846
11. Создание и сохранение шаблона сайта 2:57 0 3864
12. Совместное хранилище документов 1:24 0 2837
13. Создание библиотеки документов 4:49 0 3017
14. Папка документов в библиотеке 3:07 2 4906
15. Совместное редактирование и разрешение конфликтов до... 4:16 0 4171
16. Локальная папка и извлечение документа 4:11 0 2057
17. Оповещение пользователей 2:54 0 1665
18. Версии документов и организация 4:27 0 1958
19. Организация совместной работы (календарь, собрания) 7:34 1 3340
20. Microsoft® Lync® 2010. Обмен мгновенными сообщениями 5:17 0 2491
21. Microsoft® Lync® 2010. Видео звонки и сообщения 8:49 0 3043
22. Lync® 2010, Outlook®. Приглашение на собрание по сет... 5:47 0 2292
23. Работа с мобильного устройства 3:23 0 2239
24. Общедоступный веб-сайт организации 3:58 0 3057
Яндекс цитирования
Нажмите нравится, чтобы читать "TeachVideo.ru" в facebook